आपके चालान को अस्वीकार कर दिया गया है: चालान निगमों के लिए शीर्ष 8 युक्तियाँ |

किसी उद्यम या कॉर्पोरेट ग्राहक के साथ सौदा बंद करना किसी भी व्यवसाय, छोटे और बड़े के लिए एक बड़ा बढ़ावा है।

भुगतान करना, हालांकि, पूरी तरह से एक और चीज है।

आप जितनी आसानी से उम्मीद करेंगे उतनी आसानी से जा सकते हैं, या कुल गड़बड़ी में खत्म हो सकते हैं। यह सब आपके ग्राहकों को चालान करने के तरीके पर निर्भर करता है। एक बार प्राप्त होने और दर्ज होने के बाद, चालान प्रक्रियाओं की एक श्रृंखला को ट्रिगर करता है जिसके परिणामस्वरूप पैसा आपके खाते को मारता है-जब तक कुछ गलत नहीं होता है।

समय पर आपके चालानों को मंजूरी देने की कुंजी विवरण में निहित है। निम्नलिखित युक्तियां मेरे दो वर्षों से देय खातों और खातों को प्राप्त करने योग्य खातों में आती हैं, और उनके बाद आपको समय, पैसा और तनाव का एक अच्छा सौदा बचाएगा।

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1। जानें कि आपके चालान वास्तव में कहां जाते हैं

बड़ी कंपनियों से निपटने के दौरान, आपको यह ध्यान रखना होगा कि लेखा देय आउटसोर्स और स्वचालित होने वाली पहली प्रक्रियाओं में से एक है। और जहां automatization है, त्रुटि के लिए सहनशीलता किसी के बगल में नहीं है। यह आपके चालानों पर भी लागू होता है।

इसका मतलब है कि किसी दूसरे देश में (और यहां तक ​​कि एक अलग टाइमज़ोन) शायद आपके चालान बुक करता है। चाहे वह एक तृतीय पक्ष या साझा सेवा केंद्र हो, गुणवत्ता मानदंड कठोर हैं। वे एक चालान को अस्वीकार करने में संकोच नहीं करेंगे, खासकर एक छोटे से विक्रेता से, थोड़ी सी संदेह पर कि कुछ बंद है। एक छोटी सी जानकारी के रूप में आपको क्या प्रतीत होता है वास्तव में लेखा परीक्षा के मामले में आउटसोर्सिंग पार्टनर के लिए गंभीर असर पड़ सकता है।

इसके अलावा, एपी दस्तावेजों की एक बड़ी मात्रा के साथ काम करता है और उनमें से प्रत्येक का मूल्यांकन बहुत जल्दी किया जाता है। प्रत्येक चालान का विस्तार से विश्लेषण करने का कोई समय नहीं है-यह या तो सही है या नहीं, और यही वह है। सुनिश्चित करें कि आपके चालान तुरंत स्वीकार किए जाते हैं और अनुमोदित होते हैं। कैसे? खैर, अनुपालन करके!

2। शुरुआत से इसे नेल करें

मैंने देखा है कि अधिकांश भुगतान मुद्दों को आसानी से ग्राहक की बिलिंग आवश्यकताओं का पालन करके बचाया जा सकता था। सौदा स्थापित करने में शामिल अधिक लोग, हालांकि, यह जानकारी बड़ी हो सकती है कि यह जानकारी गुम हो जाती है।

बिक्री प्रतिनिधि अक्सर बिलिंग निर्देश प्राप्त करते हैं, लेकिन जब वे नई लीड को सुरक्षित करने पर अधिक ध्यान देते हैं, तो वे उपेक्षित होते हैं औपचारिकताएं जो बाद में आती हैं।

सुनिश्चित करें कि आपकी बिक्री और बिलिंग एक ही पृष्ठ पर हैं। चालान को तब तक प्रतीक्षा न करें जब तक कि यह सही तरीके से जारी नहीं किया गया हो।

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3। अपने चालानों को पठनीय रखें

चाहे आप इलेक्ट्रॉनिक या पेपर इनवॉइस भेजते हैं, वे बहुत शुरुआत में स्कैन किए जाते हैं और इनवॉइस-रीडिंग सॉफ़्टवेयर पर जाते हैं। एपी एकाउंटेंट उन्हें आगे सत्यापित करता है।

यह वह जगह है जहां बहुत सी चीजें गलत हो सकती हैं। सबसे पहले, ये एप्लिकेशन रंग पढ़ने में अच्छे नहीं हैं। आप अपने चालानों को विभिन्न रंगों के साथ मसाला देने के लिए प्रेरित हो सकते हैं, लेकिन उन्हें सरल रखना सबसे अच्छा है। काले रंग में सभी पाठ और संख्याएं एक जरूरी है।

इसके अतिरिक्त, इनवॉइस को स्वयं स्कैन न करें- ग्राहक की प्रणाली में परिणामी छवि अपठनीय होने के लिए निश्चित है। जाने का सही तरीका पीडीएफ उत्पन्न करना है।

दूसरा, सुनिश्चित करें कि आवश्यक विवरण (चालान तिथि, देय तिथि, संख्या, पीओ संख्या, कंपनी का नाम और पता, रकम, और कर दरें) खड़े हो जाएं। उन्हें पहली नज़र में स्पॉट करना आसान होना चाहिए। अन्यथा, चालान तुरंत अस्वीकार कर दिया जा सकता है, भले ही जानकारी वास्तव में वहां हो।

4। बिल सही इकाई

कंपनी जितनी बड़ी होगी, उतनी अधिक संस्थाएं होने की संभावना है। जब तक ऑर्डर फॉर्म अन्यथा कहता है, उस इकाई को चालान करें जिसके साथ आप वास्तव में व्यवसाय कर रहे हैं।

कई विक्रेता सही चाल पते के बारे में संदेह करते समय कॉर्पोरेट चालान में अपने चालान को संबोधित करते हैं। एपी उन्हें अस्वीकार करने और सही विवरण के साथ दस्तावेज़ को फिर से भेजने के लिए कहता है।

इसके अतिरिक्त, कंपनी के नाम या उसके पते को कभी भी छोटा न करें। कुछ देशों (उदाहरण के लिए, सिंगापुर) के बारे में बहुत सख्त नियम हैं, और एपी संक्षेप में या अनुपलब्ध विवरण के साथ चालान स्वीकार नहीं कर सकता है।

यह बेतुका लग सकता है, लेकिन कभी-कभी मुझे उन चालानों को अस्वीकार करना पड़ता था जिनके पास गलत मंजिल या सड़क संख्या थी ग्राहक के पते में। अपने व्यापार भागीदार द्वारा आपको जो प्रदान किया गया है उसका बिल्कुल उपयोग करें।

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5। खरीद आदेश का सम्मान करें

आपके ग्राहकों को आपके चालान पर खरीद आदेश (या "पीओ") की आवश्यकता होगी। यह सुनिश्चित करना सुनिश्चित करें कि क्या यह मामला है और पीओ में शामिल सभी जानकारी का अनुपालन करता है।

पीओ वह है जो एपी पहले दिखता है क्योंकि वे इस नंबर का उपयोग करके चालान बुक करते हैं। यदि यह वहां नहीं है या स्पॉट करना मुश्किल है, तो चालान को खारिज कर दिया जा सकता है और इसके इच्छित भुगतान रन को याद किया जा सकता है। पीओ कवर और उपलब्ध नकदी की वित्तीय अवधि का ट्रैक रखें। किसी पीओ आउट ऑफ़ डेट या फंड से बाहर चालान भेजना निश्चित रूप से सप्ताहों में भुगतान में देरी करना सुनिश्चित करता है, यदि सप्ताह नहीं। यह एक वित्तीय वर्ष / तिमाही से दूसरे में संक्रमण के दौरान विशेष रूप से समस्याग्रस्त है।

एक चालान प्रति एक पीओ रखने के लिए भी एक अच्छा अभ्यास है। एक दस्तावेज़ में कई पीओ शामिल करना अधिक सुविधाजनक लग सकता है, लेकिन यह एपी बुक करने के लिए कठिन बना देगा, खासकर जब उनमें से किसी के साथ कोई समस्या हो।

6। सही मुद्रा में बिल

देरी भुगतान के लिए मुद्रा विसंगति एक और आम कारण है, खासकर जब विदेशी संस्थाओं के साथ व्यापार करते हैं। जब आप इस तरह से निपटते हैं तो अतिरिक्त सावधान रहें।

भारत जैसे कुछ देश विदेशी मुद्राओं में वायर ट्रांसफर को संसाधित करना बेहद मुश्किल बनाते हैं। मैंने इस वजह से महीनों के लिए भुगतान ड्रैगिंग देखा है, केवल एक नया ऑर्डर जारी करके हल किया गया है।

यदि आप स्थानीय से अलग मुद्रा में अपने ग्राहक को चालान कर रहे हैं, तो आपको अपने घरेलू समकक्षों को भी प्रदान करना होगा इनवॉइस पर रकम शामिल है और करों को छोड़कर।

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7 की निगरानी करनी चाहिए। अपनी पता पुस्तिका नियमित रूप से संशोधित करें

अपने संपर्कों को अद्यतित रखना महत्वपूर्ण महत्व है, खासकर जब आप अक्सर अपने ग्राहकों को चालान नहीं करते हैं। बड़ी कंपनियां हमेशा अपनी प्रक्रियाओं और डेटा प्रबंधन प्रणालियों में सुधार करती हैं, जो अक्सर ईमेल पते बदलने में परिणाम देती हैं।

आमतौर पर, वे इसे पहले से संवाद करते हैं, लेकिन स्वचालित ईमेल आसानी से आपके इनबॉक्स में खो जाते हैं या स्पैम के रूप में फ़िल्टर किए जाते हैं। यदि आप किसी व्यक्तिगत ईमेल में चालान भेजते हैं, तो सुनिश्चित करें कि सीसी में एक सामान्य वित्त या लेखांकन पता शामिल करें। लोग आते हैं और जाते हैं, इसलिए किसी कंपनी के साथ अब तक पहुंचने की गलती न करें।

एपी एकाउंटेंट अपने इनबॉक्स को जितनी बार चाहें उतनी बार जांच नहीं सकते हैं। जेनेरिक चैनलों के माध्यम से अपने चालान सबमिट करना सुनिश्चित करेगा कि उन्हें मानक समय सीमा के भीतर निपटाया जाएगा।

8। मुस्कान के साथ अनुवर्ती

जब भी आप अपने अस्वीकृत चालान या देरी से भुगतान के बारे में एपी के साथ पालन करते हैं, तो दोस्ताना होने का लंबा सफर तय होगा। स्वाभाविक रूप से, आपको समय पर पैसे की मांग करने का अधिकार है, लेकिन एक एपी क्लर्क के साथ नकारात्मक स्वर लेने में मदद नहीं होगी।

मुद्दा शायद उनकी गलती नहीं है। यदि आप सहानुभूति और दयालुता दिखाते हैं तो वे आपके लिए अतिरिक्त मील जाने की अधिक संभावना रखते हैं। उनका काम बेहद प्रचलित है, इसलिए मशीनों के बजाए लोगों के रूप में उनका इलाज करना आपके पक्ष में काम करेगा।