कर्मचारी शेड्यूलिंग आसान बनाने के 5 तरीके |
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कई कार्यक्रम-संबंधी समस्याएं हैं जिन्हें प्रबंधकों और कर्मचारियों के ध्यान की आवश्यकता होती है। एक अच्छी तरह से प्रबंधित कार्यक्रम संगठन को कई जटिल परिस्थितियों को आगे बढ़ाता है और हल करता है। आइए प्रक्रिया को आसान बनाने के पांच तरीकों पर नज़र डालें।
1। अपनी टीम को जानें
प्रभावी कर्मचारी शेड्यूलिंग का पहला कदम उन कर्मचारियों की सूची बनाना है जो वर्तमान में आपके व्यवसाय या विभाग के लिए काम कर रहे हैं। उनके नाम और भूमिकाओं के साथ, आपको संपर्क जानकारी को भी आसान रखना चाहिए, साथ ही किसी प्रासंगिक कौशल और प्रमाणन भी रखना चाहिए। अतिरिक्त जानकारी में शामिल हो सकता है कि वे अंशकालिक या पूर्णकालिक हैं, साथ ही साथ किसी ओवरटाइम प्रतिबंध भी हैं।
2। कर्मचारियों की उपलब्धता के लिए एक प्रक्रिया बनाएं
कर्मचारियों को उनके पसंदीदा कार्य घंटों को संवाद करने का मौका दें। कर्मचारियों को उनकी प्राथमिकताओं को सुनने का विकल्प प्रबंधकों को एक सहयोगी वातावरण को बढ़ावा देने का एक तरीका प्रदान करता है। इसके अतिरिक्त, कर्मचारी वरीयताओं को जानने से आप दोनों पार्टियों के लिए सुविधाजनक उपलब्ध शिफ्ट में कर्मचारियों को स्थानांतरित कर सकते हैं। उपलब्धता कैलेंडर प्रारूप में या एक रूप में रखा जा सकता है। कर्मचारियों को एक से अधिक पसंदीदा बदलाव लेने में सक्षम होना चाहिए। उन्हें यह भी पता होना चाहिए कि उन्हें कभी-कभी सभी खुले व्यावसायिक घंटों को कवर करने के लिए अन्य बदलावों को काम करना पड़ सकता है।
3। अनुसूची आसानी से सुलभ बनाएं
एक बार शेड्यूल तैयार करने के बाद, सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों के सदस्यों को देखना और एक्सेस करना आसान है। अक्सर बार, कर्मचारी सदस्य शेड्यूल को देखना भूल सकते हैं यदि यह आसानी से दिखाई देने वाली जगह में नहीं है। इसके अलावा, कर्मचारियों के सदस्यों के लिए अपने व्यक्तिगत कार्यक्रमों की पेपर प्रतियों को खोना या गलत करना आसान है। यदि कर्मचारियों के पास शेड्यूल तक आसान पहुंच नहीं है, तो वे अक्सर देर से काम करने के लिए दिखाएंगे (यदि वे बिल्कुल दिखाई देते हैं)।
4। सबसे खराब के लिए योजना
जब आप कार्यसूची तैयार करते हैं, तो आपातकालीन कारक को ध्यान में रखें। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए शेड्यूल में प्लान बी शामिल है, इसलिए यदि कोई कर्मचारी दिखाई नहीं देता है या आपातकाल के लिए छोड़ना है तो प्रबंधक को घबराहट नहीं होगी। एक सुव्यवस्थित उपलब्धता चार्ट होने से यहां भी मदद मिलेगी। प्रबंधकों को शिफ्ट व्यापार और अनुपस्थितियों के बारे में स्पष्ट रूप से परिभाषित नियम भी होना चाहिए।
5। नौकरी के लिए सही व्यक्ति को अनुसूची करें
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कर्मचारियों को उनकी प्रतिभा और कौशल के अनुसार शेड्यूल कर रहे हैं, अपनी स्टाफ सूची का उपयोग करें। कभी-कभी, विशेष रूप से कमजोर वातावरण में, प्रबंधकों को उन कर्मचारियों के साथ भी बदलावों को भरने के लिए मजबूर किया जाता है जो नौकरियों के अनुरूप नहीं हैं। यह काम पूरा हो सकता है; हालांकि, आपका व्यवसाय उन प्रक्रियाओं से बहुत लाभान्वित होगा जो पूर्णत: पूर्ण हो चुके हैं। लगातार उन पदों में कर्मचारियों के सदस्यों को शेड्यूल करना जो उनकी प्राथमिकताओं या क्षमताओं के अनुरूप नहीं हैं, कर्मचारी मनोबल पर भी नकारात्मक प्रभाव डाल सकते हैं।
कर्मचारी शेड्यूलिंग को आसान बनाने के लिए, आप मैन्युअल प्रबंधन प्रक्रिया को सॉफ़्टवेयर समाधान के साथ बदलने पर विचार करना चाहेंगे। प्रभावी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर त्रुटि मुक्त शेड्यूल तैयार करने और आपकी विशेष आवश्यकताओं को संभालने के लिए लचीलापन प्रदान करने के लिए संघर्ष प्रबंधन प्रदान करेगा। हालांकि आप अपना शेड्यूलिंग करते हैं, प्रक्रिया को और अधिक कुशल और कम तनावपूर्ण बनाते समय सही व्यक्ति के साथ अपने सभी बदलावों को कवर करना आपका अंतिम लक्ष्य होना चाहिए।
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