प्रभावी मीटिंग्स को कैसे व्यवस्थित करें |

[यह 5 वें गियर परामर्श के हेलेना हॉक द्वारा अतिथि अतिथि है। हेलेन ने प्रभावी बैठकों को व्यवस्थित करने के बारे में बात करने के लिए हमसे संपर्क किया और मैं इस विषय को नहीं कह सका। - काई]

कोई भी मीटिंग पसंद नहीं करता है और अगर लोग उनसे बच सकते हैं तो वे करेंगे। दुर्भाग्यवश बैठकें व्यवसाय करने का एक आवश्यक और महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, खासकर जब आपकी फर्म बढ़ती है और एक-एक-एक संचार अधिक बिखरा हुआ होता है। बैठकें आपके संगठन से ऊर्जा को चूसने की ज़रूरत नहीं है (या अपना समय खाएं)। मीटिंग्स को संगठनात्मक पिशाच में बदलने से रोकने के लिए:

1. एजेंडा से शुरू करें: पता करें कि आप क्या कवर करना चाहते हैं और कॉन्फ़्रेंस रूम में जाकर इससे पहले कि आप अपनी टीम में संवाद करें।
2. समय से पहले संचार करें: लोगों को उस समय से पहले बताएं कि आप कौन से स्टाफ सदस्य हैं और उन्हें उनके साथ क्या लेना चाहिए (उदाहरण के लिए रिपोर्ट, आंकड़े या अन्य महत्वपूर्ण जानकारी)।
3. विचारशील रहें: अपनी टीम को पहले, उसके दौरान और बाद में बताएं आप अपने समय के मूल्य को समझते हैं और अपनी बैठक में भाग लेने के लिए उन्हें बलिदान देने की सराहना करते हैं। यह दिखाएगा कि आप अपने समय के बराबर मानते हैं और सम्मान करते हैं।

जब आप बैठक में होते हैं तो यह महत्वपूर्ण है कि आप लक्ष्य पर बने रहें और पहले से बताए गए एजेंडे का पालन करें। यदि आप उन्हें ऐसा नहीं करते हैं तो अधिकांश मीटिंग ट्रैक बंद हो जाती हैं। हर समय नियंत्रण में रहें। अगर कोई ऐसे प्रश्न पूछता है जो ऑफ-विषय हैं या जो समूह के लिए प्रासंगिक नहीं हैं, तो बाद में उनके साथ बात करने के लिए नियुक्ति करें। इस तरह वे अभी भी महसूस करते हैं कि वे समूह या कार्य से अलग किए बिना ध्यान और प्रतिक्रिया प्राप्त कर रहे हैं।

जब आप अपनी बैठक बंद करते हैं तो सुनिश्चित करें कि हर कोई स्पष्ट रूप से अगले चरणों को समझता है। इससे पहले कि आप मीटिंग तोड़ें सभी कार्यों और समय सीमाएं असाइन करें। इस तरह आपकी बैठक वास्तव में केवल आपके दिन में बाधा प्रदान करने की बजाय प्रगति की ओर ले जाती है।

याद रखें, बैठकों को अपना व्यवसाय आगे बढ़ाना चाहिए, अपना समय नहीं लेना चाहिए। बैठक में अमोक चूसने के समय को मारने और अपनी टीम को ट्रैक पर रखने के लिए आप पर निर्भर है। इसे एक अच्छी तरह से विचार योजना, मजबूत संचार, और भविष्य के लिए एक रणनीतिक आंख के साथ करें।

"उत्पादकता कभी दुर्घटना नहीं होती है। यह हमेशा उत्कृष्टता, बुद्धिमान योजना, और केंद्रित प्रयास के प्रति प्रतिबद्धता का परिणाम है। "~ पॉल जे मेयर