टैक्स सीजन से पहले अपना व्यवसाय कैसे तैयार करें |

व्यवसाय कर करना नए एस के लिए मुश्किल हो सकता है। इस लेख में, मैं आपके खर्चों को रिकॉर्ड करने और अपने करों के लिए अपनी रसीदों और अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेजों का ट्रैक रखने के लिए स्मार्ट और तेज़ तरीके साझा करूंगा। इन युक्तियों में से प्रत्येक को लागू करना आसान है और कर समय को हवा बनाने में मदद करनी चाहिए!

टिप # 1: व्यावसायिक खर्चों का ट्रैक रखने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें

उन चीजों में से एक जो कई छोटे व्यवसाय मालिकों के साथ संघर्ष कर रहा है पूरे साल उनकी बहीखाता के शीर्ष पर। यदि आप क्विकबुक या ज़ीरो जैसे एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं करते हैं, तो आप विफलता के लिए स्वयं को सेट कर रहे हैं टैक्स टाइम आओ।

मैं एक सीपीए हूं और विश्वास करता हूं या नहीं, मैं अपनी किताबें करने और टैक्स सीजन के लिए खुद को तैयार करने के लिए क्विकबुक का उपयोग करता हूं। इससे यह बहुत आसान हो जाता है और यह सुनिश्चित करता है कि आप अपनी आय और व्यय के सटीक रिकॉर्ड रखें। यदि आप अपनी पुस्तकों की बात करते समय हमेशा "कैच-अप" मोड में पाते हैं, तो आपको लेखा सॉफ्टवेयर में निवेश करना होगा।

टिप # 2: अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर में व्यय श्रेणियों का उपयोग करें

व्यय श्रेणियां सिर्फ एक ही रास्ता हैं आपके व्यवसाय के लिए किए गए समूह को खरीदने के लिए। उदाहरण के लिए, कार्यालय की आपूर्ति, रेस्तरां और गैसोलीन व्यय श्रेणियां हैं। वे प्रत्येक विक्रेता को रोजमर्रा की खरीद के लिए सेट करने के बजाए विक्रेता खर्चों को बेहतर तरीके से ट्रैक करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

कारण यह है कि इससे आप खर्चों को तेजी से दर्ज कर सकते हैं। यह आपको समय बचाएगा और यह आपको केवल कर उद्देश्यों के लिए आवश्यक सबसे महत्वपूर्ण जानकारी का ट्रैक रखने की अनुमति देगा।

यह देखने के लिए एक परिदृश्य से चलें कि यह कैसे काम करेगा:

व्यवसाय स्वामी के रूप में, आप शायद खरीदते हैं आपके व्यापार के लिए कार्यालय की आपूर्ति। उम्मीद है कि आप अलमारियों पर सभी चमकीले नए पेन और नोटबुक को देखकर एक कैंडी स्टोर में एक बच्चे की तरह नहीं हैं। अधिक से अधिक, आप कार्यालय डिपो या स्टेपल जैसे कार्यालय आपूर्ति स्टोर से केवल आवश्यक कार्यालय आपूर्ति खरीदेंगे, लेकिन आप कोस्टको या लक्ष्य जैसे अन्य स्थानों से कार्यालय की आपूर्ति भी खरीद सकते हैं।

जब आप इन खरीदों को रिकॉर्ड करने के लिए तैयार हों लेखांकन सॉफ्टवेयर, इसे इस तरह सेट करें:

• Office Depot, Staples, Costco, और Target के लिए क्विकबुक (या आपके क्विकबुक विकल्प) में चार विक्रेता बनाएं।
• Do एक सेट अप करें "कार्यालय आपूर्ति खरीद" या "कार्यालय आपूर्ति" नामक विक्रेता को "कार्यालय आपूर्ति" विक्रेता को सभी कार्यालय आपूर्ति खरीद कोड कहा जाता है।

नीचे दी गई तालिका में, मैंने रोजमर्रा की खरीदारियों के कुछ उदाहरण शामिल किए हैं जिन्हें आप श्रेणियां सेट कर सकते हैं विक्रेताओं की बजाय।

अधिकांश व्यापार मालिक को यह ट्रैक रखने की आवश्यकता नहीं है कि वे प्रत्येक विक्रेता के साथ कितना पैसा खर्च करते हैं कि वे रोज़ाना सामान जैसे कार्यालय की आपूर्ति, गैसोलीन और क्लाइंट लंच से खरीदते हैं। मान लीजिए या नहीं, आईआरएस की आवश्यकता नहीं है कि आप इस तरह के अपने खर्चों को ट्रैक करें।

इसके अलावा, लाभ और हानि बयान जैसे आपके व्यवसाय के स्वास्थ्य को निर्धारित करने के लिए आप जिन महत्वपूर्ण वित्तीय विवरणों का उपयोग करते हैं, वे व्यय श्रेणियों की सूची देंगे "कार्यालय आपूर्ति" और आपके द्वारा खरीदे गए विशिष्ट विक्रेताओं नहीं; यह एक और कारण है कि आपको विक्रेता द्वारा अपने खर्च को ट्रैक करने की आवश्यकता क्यों नहीं है।

मैं एक सहायक लेखांकन प्रशिक्षक हूं और मैं क्विकबुक भी सिखाता हूं। जैसा कि मैं अपनी कक्षाओं में से एक में इस अवधारणा को समझा रहा था, एक हाथ तुरंत गोली मार दी। सबसे पहले, मैंने सोचा था कि छात्र मुझे कोशिश करने और चुनौती देने जा रहा था कि आईआरएस वास्तव में आपको इस तरीके से अपने खर्च को ट्रैक करने की आवश्यकता है या नहीं - क्या आप यह बता सकते हैं कि यह अक्सर होता है?

हालांकि, छात्र बन गया एक स्थानीय एच एंड आर ब्लॉक कार्यालय के मताधिकार मालिक। उन्होंने मेरे दावे का 100 प्रतिशत समर्थन किया। उन्होंने कक्षा को बताया कि व्यापार मालिकों के लिए कर रिटर्न तैयार करने में, वह अक्सर इस तरह की युक्तियां साझा करते हैं। उन्होंने कहा कि दिन के अंत में यदि आईआरएस विस्तार के स्तर को चाहता है, तो आप हमेशा रसीद का उत्पादन कर सकते हैं।

सौभाग्य से, मेरे पास आपके लिए एक अच्छा समाधान है जो आपकी गाड़ी के दस्ताने और उस प्रिय शूबॉक्स में रसीदों से छुटकारा पाता है, इसलिए पढ़ना जारी रखें!

टिप # 3: वार्षिक व्यवसाय क्रेडिट कार्ड सारांश का उपयोग करें

सबसे पहले, प्रत्येक छोटे व्यवसाय के मालिक को एक अलग व्यापार जांच खाता स्थापित करना चाहिए (जो व्यक्तिगत खर्चों के लिए कभी भी उपयोग नहीं किया जाता है) ताकि आप कर उद्देश्यों के लिए रिपोर्ट करने योग्य और / या कटौती योग्य आय और व्यय आसानी से पहचान सकें।

यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो यह वैध व्यावसायिक खर्चों का ट्रैक रखना मुश्किल हो जाएगा जो कर कटौती के लिए पात्र हो सकते हैं, जो व्यक्तिगत व्यय बनाम नहीं हैं।

यदि आपके पास व्यवसाय और व्यक्तिगत खर्च दोनों हैं एक ही बैंक खाता, आपको अपने बैंक विवरणों के माध्यम से जाना होगा और केवल अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर में अपने व्यवसाय से संबंधित व्यय शामिल करना होगा। व्यक्तिगत और व्यावसायिक खर्चों को अलग करने की यह मैन्युअल प्रक्रिया इतनी थकाऊ है कि मैं वादा करता हूं कि आप इस अगले कर वर्ष से गुजरने से बचने के लिए उस व्यवसाय खाते को स्थापित करने के लिए निकटतम बैंक में जाने के लिए तैयार रहेंगे!

इससे पहले कि आप इसे जानते हों, 15 अप्रैल यहां होगा। यदि टैक्स टाइम हर साल आपके ऊपर गिरता है, तो इन चार कर योजनाओं को लागू करने के लिए इन चार कर योजना युक्तियों को देखें। हालांकि, अगर आप अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर में अपने खर्चों को दर्ज करने के पीछे खुद को ढूंढना चाहते हैं, तो उन खर्चों को जल्दी से दर्ज करने का एक तरीका है कि क्रेडिट कार्ड कंपनियां जनवरी के शुरू में वार्षिक सारांश का उपयोग करें।

यह रिपोर्ट बहुत अच्छी है क्योंकि यह व्यय श्रेणी द्वारा आपकी सभी खरीदारियों का सारांश देता है। आप इन नंबरों का उपयोग प्रत्येक श्रेणी के लिए अपने कुल व्यय को पूरा करने के लिए कर सकते हैं। नीचे आमतौर पर यह कैसा दिखता है इसका एक स्नैपशॉट है।

जैसा कि आप देखेंगे, अधिकांश श्रेणियां आपके लेखांकन सॉफ़्टवेयर में पहले से स्थापित की गई हैं:

संक्षेप में बयान का उपयोग करने में एक कमी इस तरह यह है कि आप प्रत्येक खरीद की सही तिथि दर्ज नहीं कर पाएंगे। चीजों की भव्य योजना में, यह मामूली है, लेकिन ऐसा कुछ नहीं है जिसे आपको आदत बनाना चाहिए। याद रखें, यह एक अल्पकालिक समाधान है ताकि आप अपने खर्च दर्ज कर सकें, वित्तीय वक्तव्य उत्पन्न कर सकें, और समय पर उन करों को दर्ज कर सकें! यदि आप वर्ष के दौरान निश्चित संपत्तियां खरीदते हैं, तो विशिष्ट खरीद दिनांक होना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह कर उद्देश्यों के लिए कटौती योग्य मूल्यह्रास व्यय की गणना करने में एक महत्वपूर्ण घटक है।

टिप # 4: पेपरलेस

मैं जाऊंगा यह स्वीकार करने वाले पहले व्यक्ति बनें कि "पेपरलेस" की अवधारणा हमेशा अच्छी लगती है लेकिन पहले मुझे गले लगाने के लिए मुश्किल थी। एकाउंटेंट के रूप में, मैं दस्तावेज़ीकरण का एक बड़ा समर्थक हूं। जैसा कि वे मेरे पसंदीदा कानूनी नाटक, लॉ एंड ऑर्डर पर कहते हैं, "यह आप जो साबित कर सकते हैं उसके बारे में है।" यह आईआरएस का आदर्श वाक्य भी है।

आज की तकनीक के साथ, रसीदों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां बनाना बहुत आसान है और अन्य वित्तीय दस्तावेज जिन्हें आप भौतिक फाइलिंग कैबिनेट में स्टोर करना चाहते थे। अब उन धूलदार फाइलिंग अलमारियों से छुटकारा पाने का समय है जो अंतरिक्ष ले रहे हैं और इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम में माइग्रेट कर रहे हैं। फ़ाइल फ़ोल्डरों के माध्यम से घुमाने के लिए आपके कंप्यूटर (या क्लाउड में) संग्रहीत दस्तावेज़ों को ढूंढना बहुत आसान है।

लेकिन, आप इन सभी फ़ाइलों को कैसे व्यवस्थित करते हैं? अच्छा, आप महान सवाल पूछते हैं। मैं अनुशंसा करता हूं कि आप ड्रॉपबॉक्स जैसे ऑनलाइन क्लाउड स्टोरेज सिस्टम का उपयोग करें। आप साल के लिए एक फ़ोल्डर (2017) और फिर प्रत्येक व्यय श्रेणी (यानी कार्यालय आपूर्ति, भोजन, ईंधन) के लिए एक उपफोल्डर बना सकते हैं। ऐप को अपने मोबाइल डिवाइस पर डाउनलोड करें ताकि जब आप बाहर हों और आप आसानी से रसीदों को स्कैन कर सकें, उन्हें सही फ़ोल्डर में सहेजें और उस पेपर रसीद को टॉस करें! बाद में सौदा करने के लिए अपने दस्ताने के बक्से या बटुए में और अधिक भरने वाली प्राप्तियां नहीं।

यदि आप आश्वस्त नहीं हैं, तो आप एक क्षेत्र में शुरू करके बच्चे के कदम उठा सकते हैं, लेकिन मैं वादा करता हूं कि एक बार जब आप "पेपरलेस" अवधारणा को लागू कर लेंगे, तो आप पर्याप्त फाइलिंग कैबिनेट से छुटकारा पाने में सक्षम नहीं होंगे। नीचे, कुछ रणनीतियां खोजें जिन्हें आप "पेपरलेस" मॉडल की ओर बढ़ने के लिए कार्यान्वित कर सकते हैं:

स्कैन रसीदें

रसीदों को छोड़ना छोटे व्यवसायों द्वारा की जाने वाली सबसे आम गलतियों में से एक है। कर कटौती से चूकें क्योंकि आपने रसीद से छुटकारा पा लिया है। बाजार पर कई ऐप्स हैं जो आपको रसीदों को स्कैन करने की अनुमति देंगे। नीट और शूबॉक्सबॉक्स दोनों बेहतरीन ऐप्स हैं जो क्विकबुक या ज़ीरो जैसे एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत होंगे ताकि आप डेटा प्रविष्टि को पूरी तरह खत्म कर सकें!

विक्रेताओं से बिल डाउनलोड करें

आजकल, अधिकांश विक्रेता आपको अपने बिल प्राप्त करने का विकल्प प्रदान करेंगे ईमेल द्वारा या आपको सीधे अपनी वेबसाइट से डाउनलोड करने की अनुमति देता है। मैं अनुशंसा करता हूं कि आप अपने बिलों को शारीरिक रूप से मेल कर दें और इसके बजाय अपने बिल डाउनलोड करना शुरू करें। यह आपको पहले स्कैन न करने के द्वारा समय बचाने के लिए अनुमति देगा; आप आसानी से बिल को अपने इलेक्ट्रॉनिक फ़ोल्डर में सहेज सकते हैं या इसे अपने कुछ मिनटों में अपने अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर पर अपलोड कर सकते हैं।

बोनस- यदि आप ज़ीरो का उपयोग करते हैं, तो उनके पास साइड बाय साइड फाइल नामक एक अच्छी सुविधा है। यह आपको अपने सप्लायर बिल को सॉफ़्टवेयर में अपलोड करने की अनुमति देता है ताकि जब आप उस चेक को लिखने के लिए तैयार हों तो आपके सामने जानकारी हो सकती है।

पीडीएफ रसीदें प्राप्त करें

आजकल, अधिक खुदरा विक्रेता पेपर से दूर जा रहे हैं प्राप्तियां और आपको अपनी रसीद के साथ पाठ या ईमेल प्राप्त करने का विकल्प प्रदान करते हैं। मैं अनुशंसा करता हूं कि आप ईमेल की रसीद के साथ जाएं क्योंकि यह आमतौर पर एक डाउनलोड करने योग्य पीडीएफ दस्तावेज़ होता है जबकि टेक्स्ट संदेश रसीद नहीं हो सकती है। आप आसानी से एक मिनट से भी कम समय में एक इलेक्ट्रॉनिक फ़ोल्डर में पीडीएफ रसीद खींच सकते हैं और छोड़ सकते हैं।

सभी बैंक या क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट डाउनलोड करें

आप में से अधिकांश जो मेरे जैसे ऑनलाइन बैंकिंग करते हैं, यह शायद एक नो- brainer है। हालांकि, अगर आप अभी भी पेपर बैंक या कार्ड स्टेटमेंट प्राप्त कर रहे हैं, तो आपको कॉर्ड एएसएपी काटना चाहिए। यह उन क्षेत्रों में से एक है जहां आप पहचान चोरी की संभावनाओं को कम कर सकते हैं।

मानो या नहीं, वहां ऐसे लोग हैं जो अपनी मेल खोलकर लोगों की पहचान चुरा लेते हैं। अब मुझे बैंक या क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट या 401k या स्नैल मेल के माध्यम से अन्य निवेश जानकारी जैसे वित्तीय जानकारी के साथ कोई दस्तावेज नहीं मिला है।

नीचे की रेखा

मानो या नहीं, कर समय वास्तव में एक हवा हो सकता है। उस लक्ष्य तक पहुंचने की कुंजी एक ऐसी प्रणाली स्थापित करना है जो आपके लिए काम करेगी और इसके साथ चिपकेगी। शुरू करने के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने पिछले महीने के लिए स्कैन किया है और सभी रसीदें और बिल दायर किए हैं, प्रत्येक महीने के पहले सप्ताह के दौरान कुछ घंटों को अलग कर दें। साथ ही, अपने बैंकिंग या क्रेडिट कार्ड खातों के लिए अपने बैंकिंग सॉफ़्टवेयर में सुलह प्रक्रिया को पूरा करने के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका बैंक या क्रेडिट कार्ड शेष और आपकी पुस्तकें मिलें।

इसे अपने कैलेंडर पर आवर्ती "मीटिंग के रूप में रखना सुनिश्चित करें अपनी किताबों के साथ। "आम तौर पर एक हल्का कार्यदिवस और एक जिसे आप काफी अच्छे मूड में रखना चाहते हैं, (यानी शुक्रवार या शनिवार की सुबह)। यदि आप पूरे साल काम करने के इच्छुक हैं, तो 15 अप्रैल को पागल डैश अतीत की बात बन जाएगा।

टैक्स सीज़न के लिए तैयार होने के लिए, प्रत्येक छोटे व्यवसाय को जानना चाहिए 4 चीजें देखना करों के बारे में।