सफल परियोजना योजना के लिए सात कदम |

हाल ही में, मैं कई परियोजना टीमों का हिस्सा रहा हूं। इन अनुभवों में से कुछ ने मुझे वापस बैठने और प्रोजेक्ट प्लानिंग प्रक्रिया का विश्लेषण करने के लिए प्रेरित किया है ताकि परियोजना प्रबंधन योजना और कार्यान्वयन में सुधार किया जा सके।

प्रतिभाशाली लोगों द्वारा प्रबंधित परियोजनाओं में देरी क्यों समाप्त हो जाती है या पूरा नहीं होती है? परियोजना टीमों को कभी-कभी ऐसा क्यों लगता है कि वे एक चल रहे लक्ष्य पर शूटिंग कर रहे हैं? मुझे लगता है कि उचित योजना बनाने या व्यवस्थित दृष्टिकोण बनाने में विफलता परियोजनाओं के लिए घातक हो सकती है।

परियोजना नियोजन क्या है?

परियोजना नियोजन आपके उद्देश्यों और दायरे को परिभाषित करने की प्रक्रिया है, आपके लक्ष्यों और मील का पत्थर (डिलिवरेबल्स), और प्रत्येक चरण के लिए कार्य और बजटीय संसाधन असाइन करना। एक अच्छी योजना शामिल सभी के साथ आसानी से साझा करने योग्य है, और जब यह नियमित रूप से पुनरीक्षित होता है तो यह सबसे उपयोगी होता है। बस एक योजना को रेखांकित करना और अपनी टीम के साथ फिर से चर्चा करना कभी बर्बाद समय और प्रयास के लिए एक अच्छी नुस्खा है।

आप एक साधारण Google दस्तावेज़ में अपनी परियोजना नियोजन कर सकते हैं, या आप प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का लाभ यह है कि आप आमतौर पर अपने सभी दस्तावेज़ों और डिलिवरेबल्स को एक ही स्थान पर स्टोर करने में सक्षम होते हैं, और आप ईमेल या स्लैक शून्य पर महत्वपूर्ण चर्चाओं और निर्णयों को खोने से बच सकते हैं। बेसकैम्प जैसे टूल के साथ, उदाहरण के लिए, प्रगति को ट्रैक करना और वार्तालापों और वस्तुओं का ट्रैक रखना आसान है, जिन्हें कुछ अलग लोगों के साथ सहयोग की आवश्यकता होती है।

यदि आप प्रोजेक्ट प्रबंधन के बारे में सोच रहे हैं या एक तेज गति से स्टार्टअप के भीतर, ऐसा लगता है कि शुरुआत में बहुत अधिक समय लगता है। लेकिन, आप वास्तव में बहुत समय और संसाधनों को बचाएंगे यदि आप अपनी परियोजना योजना को शुरुआत से ही दस्तावेज करते हैं और इसे और आपकी टीम को ट्रैक पर रखने के लिए इसे रोडमैप के रूप में उपयोग करते हैं।

सफल परियोजना नियोजन के लिए यहां सात कुंजी हैं शुरू करने में आपकी सहायता करें।

1। हितधारकों के लिए रोडमैप के रूप में अपनी योजना के बारे में सोचें

प्रत्येक परियोजना को स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्यों के साथ एक रोडमैप की आवश्यकता होती है जिसे परियोजना के पहले चरण के बाद नहीं बदला जाना चाहिए। परिणाम से लाभान्वित होने वाले सभी हितधारकों को परियोजना में निष्पादित करने में शामिल किया जाना चाहिए और प्रारंभिक परियोजना नियोजन प्रक्रिया के दौरान उनकी जरूरतों को बताया जाना चाहिए।

इन हितधारकों में शामिल हो सकते हैं:

• प्रोजेक्ट मैनेजर या अंततः पूरा करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति
• "ग्राहक" जो डिलिवरेबल्स प्राप्त करता है-यह आपकी टीम (आंतरिक) या वास्तविक भुगतान करने वाले ग्राहक पर हो सकता है।
• टीम, या किसी भी रणनीति के लिए ज़िम्मेदार लोग योजना।

यह न मानें कि आप प्रत्येक हितधारक की जरूरतों और लक्ष्यों को स्वचालित रूप से समझते हैं। अपनी परियोजना योजना को दस्तावेज करने में बहुत दूर आने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए उनसे बात करें कि आप वास्तव में टीम के सभी लोगों की परियोजना और क्षमताओं और संसाधनों को समझते हैं।

2। प्रोजेक्ट को डिलिवरेबल्स की सूची में तोड़ें

सभी डिलिवरेबल्स की सूची विकसित करें। इस सूची को बड़े कार्यों को छोटे कार्यों में विभाजित करना चाहिए जिन्हें विशिष्ट टीम के सदस्यों को सौंपा जा सकता है, और आपको प्रत्येक डिलिवरेबल या कार्य से जुड़ी अनुमानित समय सीमा शामिल करनी चाहिए।

सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक वितरित करने के लिए स्वीकृति प्रक्रिया को समझते हैं और दस्तावेज करते हैं। यदि आपकी परियोजना किसी बाहरी ग्राहक के लिए है, तो सुनिश्चित करें कि आप उनकी आंतरिक अनुमोदन प्रक्रिया पर स्पष्ट हैं, ताकि आप देरी से आश्चर्यचकित न हों या प्रतिस्पर्धी विचारों के माध्यम से wading के साथ धीमा हो।

3। अपनी टीम से बात करें

प्रत्येक वितरित या कार्य में शामिल सभी व्यक्तियों और / या संगठनों के नाम से पहचानें, और उनकी जिम्मेदारियों का विस्तार से वर्णन करें। अन्यथा, गैर-संचार से देरी और परिस्थितियां हो सकती हैं जहां टीम के सदस्यों को अपना काम फिर से करना पड़ सकता है।

हमले की अपनी इच्छित योजना के बारे में अपनी टीम से बात करने के लिए किकऑफ मीटिंग आयोजित करें। उन्हें काम करने के सर्वोत्तम तरीके के बारे में सोचने में मदद करने के लिए कहें। न केवल यह आपको अधिक कुशल बनाने में मदद करेगा, इससे आपको अपनी खरीदारी में मदद मिलेगी क्योंकि वे प्रक्रिया पर अधिक स्वामित्व महसूस करेंगे। बेसकैम्प जैसे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल का उपयोग करके सभी को एक ही स्थान पर दस्तावेज़ों और वार्तालापों को ट्रैक करने और संग्रहीत करने में मदद मिल सकती है।

यदि आप परियोजनाओं के बारे में संवाद करने के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं, तो एक टीम इनबॉक्स ईमेल समाधान का उपयोग करने पर विचार करें जो आपको उन ईमेल को असाइन करने की अनुमति देगा जिनके लिए टीम के सदस्यों को परियोजना से संबंधित ध्यान देने की आवश्यकता है, बल्कि अंततः बड़े वार्तालाप धागे को आगे बढ़ाने के बजाय।

4 । जोखिमों की पहचान करें

अपनी परियोजना में शामिल जोखिमों का निर्धारण करें। सोचें कि आप क्या करेंगे, अगर कुछ अपेक्षा से अधिक समय लेता है, या यदि लागत शुरू में आपके अनुमान से कहीं अधिक हो जाती है।

आपको प्रत्येक संभावित नकारात्मक परिणाम के लिए पहचान की एक विशिष्ट पाठ्यक्रम की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको अपनी टीम के साथ कुछ समय बिताना चाहिए, यह सोचकर कि क्या गलत हो सकता है। फिर, आप बाद में गार्ड से पकड़े जाने की बजाय, शुरुआत से ही उन जोखिमों को कम करने के लिए जितना कर सकते हैं उतना कर सकते हैं। जोखिम कारक भी आपके बजट पर कुछ प्रभाव डाल सकते हैं।

5। बजट बनाएं

मील के पत्थर और डिलिवरेबल्स की सूची में संलग्न परियोजना लागत और अनुमानित बजट के बारे में जानकारी होनी चाहिए। बड़े परियोजनाओं को बड़ी डॉलर की राशि आवंटित करने के आग्रह का विरोध करें, यह जानने के बिना कि पैसा कैसे खर्च किया जाना है। यह आपकी टीम को उन कार्यों को समझने में सहायता करेगा जो उन्हें नौकरी पाने के लिए काम करने के लिए हैं। जब आप अपना प्रारंभिक बजट निर्धारित कर रहे हैं, तो ये संख्याएं पूर्ण की बजाय सीमाएं हो सकती हैं।

कुछ वस्तुओं के लिए, आपको कुछ अलग विक्रेताओं से उद्धरण प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप बजटीय बाधाओं के आधार पर बड़ी परियोजना में परिवर्तन करने की आवश्यकता को समाप्त करते हैं, या यदि आपका विक्रेता वास्तव में आपके द्वारा अपेक्षित रूप से वितरित नहीं करता है, तो यह आपके बजट दस्तावेज में संक्षेप में परियोजना के दायरे पर सहमत दस्तावेज को दस्तावेज करने में मददगार हो सकता है।

6। मील का पत्थर जोड़ें

मील का पत्थर और कार्यों को जोड़ने के लिए ढांचे के रूप में डिलिवरेबल्स की अपनी सूची का उपयोग करें जो बड़े लक्ष्य को पूरा करने के लिए पूरा करने की आवश्यकता होगी। प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों की उत्पादकता, उपलब्धता और दक्षता को ध्यान में रखते हुए उचित समय सीमा निर्धारित करें।

स्मार्ट फ्रेमवर्क के भीतर अपने मील के पत्थर के बारे में सोचें। आपके लक्ष्यों को होना चाहिए:

• विशिष्ट: भाषा में साफ़, संक्षिप्त, और लिखित कोई भी समझ सकता है।
• मापनीय: उपयुक्त होने पर संख्या या मात्रात्मक भाषा का उपयोग करें। अस्पष्ट विवरणों से बचें जो व्यक्तिगत, व्यक्तिपरक व्याख्या तक सफलता छोड़ देते हैं।
• स्वीकार्य: अपने लक्ष्यों, मील का पत्थर और डिलिवरेबल्स पर हितधारकों से खरीदारी करें।
• यथार्थवादी: लक्ष्य खींचना एक बात है, लेकिन लक्ष्य निर्धारित न करें जो हासिल करना असंभव है। यह आपकी टीम और आपके हितधारकों के लिए निराशाजनक है, और आखिरकार आपकी परियोजना में देरी हो सकती है क्योंकि असंभव को पूरा करना आम तौर पर अधिक खर्च करता है और अधिक समय लेता है।
• समय-आधारित: ठोस समय सीमा निर्धारित करें। यदि आपको अपने मील के पत्थर से जुड़े समय सीमाओं को बदलना है, तो दस्तावेज कब और क्यों आपने परिवर्तन किया है। चुपके परिवर्तन से बचें- या अपनी टीम और प्रासंगिक हितधारकों को सूचित किए बिना समय सीमा संपादित करना।

7। प्रगति रिपोर्टिंग दिशानिर्देश सेट करें

ये मासिक, साप्ताहिक, या दैनिक रिपोर्ट हो सकती हैं। आदर्श रूप से, आपके प्रोजेक्ट को ऑनलाइन या ऑफलाइन के लिए एक सहयोगी कार्यक्षेत्र स्थापित किया जाना चाहिए जहां सभी पार्टियां प्रगति की निगरानी कर सकें। सुनिश्चित करें कि आपके पास एक संचार योजना-दस्तावेज है, आप कितनी बार हितधारकों को प्रगति पर अपडेट करेंगे और साप्ताहिक मीटिंग या दैनिक ईमेल पर जानकारी कैसे साझा करेंगे।

जब आप अपने मील का पत्थर पहचानते हैं तो उस फ्रेमवर्क का उपयोग करें अपनी रिपोर्ट गाइड करें। जब भी आपको प्रगति संवाद करने की आवश्यकता होती है तो नई रिपोर्ट बनाने के साथ किसी भी पहियों या अपशिष्ट समय को फिर से बनाने की कोशिश न करें। ध्यान रखें कि बेसकैम्प जैसे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके लूप में हितधारकों को आपके इनबॉक्स को छेड़छाड़ किए बिना, या लंबी स्लैक चैट में बातचीत खोना पड़ सकता है।

प्रभावी परियोजना नियोजन और प्रबंधन का रहस्य व्यवस्थित रह रहा है और आपके साथ अच्छी तरह से संचार कर रहा है टीम और हितधारकों। चाहे आप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं या नहीं, इस बारे में सोचें कि आप अपनी परियोजना से संबंधित सभी सामग्रियों और संसाधनों को कहां और कैसे स्टोर करते हैं- यदि आप कर सकते हैं तो सब कुछ एक ही स्थान पर रखें। शुभकामनाएँ!