बेहतर व्यापार लेखन के लिए उपकरण, टिप्स और ट्रिक्स |

कॉलेज में किए गए कई पाठ्यक्रमों में से, व्यवसाय लेखन सबसे चुनौतीपूर्ण था। जिन छात्रों की योजनाओं में व्यवसाय करियर शामिल हैं वे अमूर्त नियमों में रुचि नहीं रखते हैं, मानकों का संदर्भ देते हैं, कानूनी भाषा को भ्रमित करते हैं, और उन वर्गों में प्रस्तुत अन्य सामग्री। विभिन्न दस्तावेजों को संपादित करने और लिखने में एक अवधि के बाद, मेरे सहपाठियों और मैं और भी उलझन में आ गए।

व्यापारिक दुनिया में स्पष्ट और संक्षिप्त लेखन आसानी से आना चाहिए, जहां दिन के अंत तक आधिकारिक ईमेल भेजे जा रहे हैं और जहां महत्वपूर्ण संदेश व्यक्त किए जाते हैं। हालांकि, सभी व्यावसायिक लोग लिखित शब्दों के माध्यम से प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम नहीं हैं। सौभाग्य से, हमेशा सुधार के लिए जगह होती है, जब तक हम इस कौशल को विकसित करने के लिए प्रतिबद्ध हैं।

उस व्यवसाय लेखन पाठ्यक्रम ने मुझे कई चीजें सिखाईं, लेकिन बहुत व्यावहारिक सलाह नहीं दी। कई ईमेल, योजनाओं और व्यावसायिक पत्रों के बाद, मैंने कुछ व्यावहारिक सुधार किए हैं जिन्हें मैं आपके साथ साझा करने जा रहा हूं।

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बेहतर व्यावसायिक लेखन के लिए उपकरण:

प्रैक्टिसिंग व्यवसाय लेखन आपके कौशल को बेहतर बनाने का सबसे अच्छा तरीका है, लेकिन आपको अभी भी कुछ टूल्स की आवश्यकता है जो प्रक्रिया को और अधिक प्रभावी बना देंगे। बहुत सारे परीक्षण और त्रुटि के बाद, मुझे इन पांच औजारों को मिला जो कभी भी अच्छे नतीजे देने में विफल नहीं होते:

1। ईमेल उत्कृष्टता

जब आपके पास लिखने के लिए एक महत्वपूर्ण ईमेल है, लेकिन अपने आप को रिक्त संदेश बॉक्स पर देखकर ढूंढें, यह वह उपकरण है जिसकी आपको आवश्यकता है। ईमेल उत्कृष्टता प्रत्येक तत्व के स्पष्ट स्पष्टीकरण के साथ आपके संदेशों के लिए एक मूल रूपरेखा प्रदान करती है। और, यह आपको शुरुआती बिंदु भी प्रदान करता है।

2। NinjaEssays

यह वेबसाइट आपातकालीन स्थितियों के लिए सबसे अच्छा समाधान है। यदि आपके पास तैयार करने के लिए एक तत्काल दस्तावेज़ है या आप समय सीमा के बावजूद आवश्यक सामग्री नहीं लिख सकते हैं, तो कस्टम लेखन सेवा निंजाइसेज़ के पेशेवर लेखकों की मदद मिल सकती है। कंपनी सभी श्रेणियों के लेखकों और संपादकों की पेशकश करती है, ताकि आप किसी भी समय अपने व्यावसायिक दस्तावेज लिखे और परिपूर्ण हो सकें।

3। डॉकस्टोक

यदि आपको एक गोपनीय अनुबंध, मीटिंग नोटिस, या कर्मचारी प्रदर्शन समीक्षा जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़ लिखने की आवश्यकता है, तो आपको यह जांचना चाहिए कि डॉकस्टोक एक फॉर्म प्रदान करता है या नहीं। जब आप टेम्पलेट के साथ बेहतर और तेज़ परिणाम प्राप्त कर सकते हैं तो आपको इन दस्तावेजों को खरोंच से बनाने की आवश्यकता नहीं है।

4। ड्रैगन डिक्टेशन

यह उन व्यवसायिक लोगों के लिए एक आदर्श उपकरण है जो आमतौर पर लेखन से अधिक आरामदायक बोलते हैं। आप अपने स्मार्टफोन, टैबलेट या कंप्यूटर पर ड्रैगन डिक्टेशन का उपयोग कर सकते हैं। आपको बस इतना करना है कि बात करें, और टूल आपके शब्दों को पाठ में अनुवादित करेगा। फिर, आप सामग्री को Word दस्तावेज़, ईमेल या सोशल मीडिया में निर्यात कर सकते हैं।

5। स्क्रिप्वेनर

यदि आपको एक लंबा दस्तावेज़ लिखना है, तो Word में ऐसा करने से आप और भी भ्रमित हो सकते हैं। स्क्रिप्वेनर आपको अनुभागों में सामग्री को तैयार करने में सक्षम बनाता है और आपको सही ऑर्डर मिलने तक उन्हें चारों ओर स्थानांतरित करने में सक्षम बनाता है। आप पैराग्राफ के साथ अनुसंधान जानकारी और नोट्स डालने से भी अपना काम आसान बना सकते हैं।

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1 9 जनवरी, 2016 को बप्लान (@teambplans) द्वारा पोस्ट की गई एक तस्वीर 12: 15 अपराह्न पीएसटी

टिप्स और चालें:

शब्दों पर जोर देने से बचें

बचने वाला पहला शब्द बहुत है। यह आपको कम से कम रचनात्मक व्यक्ति के रूप में दर्शाता है। लगभग सभी निर्माणों में उस शब्द को प्रतिस्थापित करने के विभिन्न तरीके हैं। उदाहरण के लिए, यह कहने के बजाय कि किसी के व्यावसायिक विचार "बहुत पारंपरिक" हैं, आप रूढ़िवादी शब्द का उपयोग कर सकते हैं। नौकरी उम्मीदवार को "बहुत मजबूत व्यक्तित्व" वाले व्यक्ति के रूप में वर्णित करने के बजाय, आप कह सकते हैं कि वह निर्धारित, दृढ़ संकल्प या अनियंत्रित है।

पूर्वनिर्धारितता का उपयोग करने से बचें

जब आप एक बनाना चाहते हैं तो ये शब्द और वाक्यांश उपयोगी होते हैं एक पैराग्राफ से दूसरे पैरा में संक्रमण बह रहा है, लेकिन अक्सर पाठ को कमजोर करता है और अनावश्यक शब्दशः जोड़ता है। लिखने के बजाय "हम 12 फरवरी को बजट सुधारों के सुझावों के बारे में एक बैठक करेंगे," आप कह सकते हैं "हमारे पास 12 फरवरी को बजट बैठक होगी।" व्यवसाय लेखन सभी दक्षता के बारे में है।

शब्दकोष से बचें

जब आप अपने सहकर्मियों से बात करते हैं तो बिजनेस शब्दजाल मजेदार हो सकता है, लेकिन यह आपको ईमेल और दस्तावेजों में मूर्खतापूर्ण लगता है। अगली बार जब आप लिखना पसंद करेंगे बाघ टीम में शामिल हों , जलती हुई प्लेटफार्म , कोर योग्यता , सुई को ले जाएं , या बॉक्स के बाहर सोचें , आपको स्वयं को व्यक्त करने का एक स्पष्ट तरीका मिलना चाहिए।

जब आप व्यापारिक दुनिया के बाहर लोगों के साथ संवाद कर रहे हों तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।

बड़े शब्दों का उपयोग न करें

अनुभवहीन लेखकों का मानना ​​है कि बड़े शब्दों का उपयोग करके उनकी सामग्री बेहतर हो जाएगी। एक "स्मार्ट" शब्द इसकी बड़ी संख्या में अक्षरों द्वारा निर्धारित किया जाता है। आप प्रारंभ के बजाय प्रारंभ शब्द का उपयोग करना चाहते हैं, या का उपयोग का उपयोग करना चाहते हैं? नहीं करें! सीधा शब्दावली पर भरोसा करना हमेशा बेहतर होता है।

सक्रिय आवाज़ के लिए लक्ष्य

निष्क्रिय वाक्य उस व्यक्ति या व्यक्ति पर केंद्रित होता है, ताकि पाठक कार्रवाई के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को स्पष्ट रूप से पहचान न सके। निष्क्रिय आवाज़ अक्सर अप्रत्यक्ष और शब्दावली लगता है, जो व्यवसाय लेखन के सिद्धांतों के बिल्कुल विपरीत है।

यह कहने के बजाय "परियोजना माइकल द्वारा प्रस्तुत की गई थी," आपको "माइकल ने प्रोजेक्ट प्रस्तुत किया" के लिए जाना चाहिए।

ईमेल बनाएं संदेश छोटे

अन्यथा, आप प्राप्तकर्ता का ध्यान खोने का जोखिम उठाते हैं। पांच या कम वाक्यों के लिए लक्ष्य रखें, जिससे पाठक को सीधे अपने स्मार्टफ़ोन से पढ़ने और प्रतिक्रिया देना आसान हो जाएगा। यदि आपके पास कहने के लिए कई महत्वपूर्ण बातें हैं, तो मीटिंग या वीडियो कॉन्फ़्रेंस शेड्यूल करने का प्रयास करें।

बहुत से विस्मयादिबोधक चिह्नों का उपयोग न करें

व्यवसाय लेखन में किसी बिंदु पर जोर देना ठीक है, लेकिन बहुत से विस्मयादिबोधक चिह्नों का उपयोग करके कम हो जाता है प्रभाव।

याद रखें: किसी वाक्य के अंत में कभी भी एक से अधिक विस्मयादिबोधक बिंदु न रखें। इससे आपको कठोर दिखाई देता है।

शब्दशः से बचें

यह व्यापार दस्तावेजों में सबसे आम कमजोरी है। आपको लंबाई की आवश्यकता पूरी नहीं करनी पड़ेगी- उन दिनों समाप्त हो गए जब आपने कॉलेज स्नातक किया था। जानकारी को पतला करने वाले लंबे वाक्यों को लिखने के बजाय, कम शब्दों में अधिक सार रखने वाले छोटे लोगों के लिए लक्ष्य।

अपने दर्शकों को जानें

यदि आप एक उचित ईमेल लिखना चाहते हैं, तो आपको समझना चाहिए कि प्राप्तकर्ता इस मुद्दे के बारे में क्या जानता है आप पर ध्यान केंद्रित करते हैं। दर्शकों और परिस्थितियों के आधार पर आपको अपने व्यवसाय लेखन की शब्दावली, स्वर और शैली को समायोजित करने की आवश्यकता है।

सामग्री को जोर से पढ़ें

देखें कि प्राप्तकर्ता को भेजने से पहले दस्तावेज़ या संदेश कैसा लगता है। इससे न केवल आपको अपनी शैली और स्पष्टता में सुधार करने में मदद मिलेगी, बल्कि आपको लापता शब्दों, दोहराव वाले वाक्यांशों और टाइपों जैसी गलतियों का पता लगाने में भी मदद मिलेगी।

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याद रखें: व्यवसाय लेखन एक महत्वपूर्ण कौशल विकसित करना है।

एक व्यवसायी के रूप में, आपको हमेशा एक महान प्रभाव छोड़ने की आवश्यकता होती है। बिना किसी संरचना और एकाधिक त्रुटियों वाले भ्रमित ईमेल को लिखना इसे प्राप्त करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कितना मुश्किल लगता है, व्यापार लेखन पर काम करने लायक है। ऊपर सूचीबद्ध युक्तियाँ और टूल आपको अधिक प्रभावी ढंग से लिखने के माध्यम से स्वयं को व्यक्त करने में सक्षम होंगे।

क्या आपके पास कोई अतिरिक्त युक्तियां हैं? क्या आपने अपने व्यवसाय लेखन में मदद करने के लिए इनमें से कोई भी टूल इस्तेमाल किया है? हमें टिप्पणियों में बताएं।