प्रभावी चालान के लिए 7 युक्तियाँ

एक छोटे से व्यवसाय के मालिक के रूप में, आप शायद जो भी करते हैं उससे प्यार करते हैं और यह भी कह सकते हैं कि यदि आप कर सकते हैं तो आप इसे मुफ्त में कर सकते हैं। लेकिन दिन के अंत में, आपको अपने व्यवसाय को चलाने के लिए नकदी प्रवाह की आवश्यकता होती है।

एक बीजक आपके द्वारा प्रदान किए गए सामान या सेवाओं के लिए ग्राहकों को भेजा गया बिल है। यह बताता है कि क्या बेचा गया था, ग्राहक कितना बकाया है और ग्राहक को कब और कैसे भुगतान करना चाहिए। बड़ी कंपनियों ने एकाउंटेंट को अपना चालान करने के लिए समर्पित किया है, लेकिन अधिकांश छोटे व्यवसाय मालिकों को खुद को करना है। 1,000 अमेरिकी लघु व्यवसाय मालिकों के इंट्यूट सर्वेक्षण के मुताबिक, औसत छोटे व्यवसाय किसी भी महीने में अतिदेय भुगतान में 5,000 डॉलर से ज्यादा का इंतजार कर रहे हैं।

नेरडवालेट ने लेखाकारों और चालान पेशेवरों से बात की कि कैसे उद्यमी इनवॉइस को अधिक कुशलतापूर्वक तैयार कर सकते हैं और तेजी से भुगतान कर सकते हैं।

1. प्रक्रिया को स्वचालित करें

यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो अपने चालान स्वचालित करने के लिए सॉफ़्टवेयर सेट करें। क्विकबुक, ज़ीरो, फ्रेशबुक और वेव एकाउंटिंग जैसे अधिकांश लेखांकन प्लेटफॉर्म इनवॉइसिंग क्षमताओं में शामिल हैं, या आप एक चालान-केवल सेवा जैसे बिल.com, हाइवेज और बिलबुक के लिए साइन अप कर सकते हैं।

बिलबुक के मुख्य कार्यकारी अधिकारी सागर कोगेकर ने नेरडवालेट को एक ईमेल में कहा, "एक्सेल और पीडीएफ से क्लाउड इनवॉइसिंग अनुप्रयोगों में माइग्रेट करने का समय है।" "वहाँ सॉफ्टवेयर के ढेर हैं, और यदि आप एक चुनते हैं तो आप समय और पैसा बचाएंगे।"

लगभग 70% छोटे व्यवसाय इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं, 2015 के एक सर्वेक्षण के मुताबिक, कॉनूर, 200 बेल्व्यू, वाशिंगटन, कंपनी जो कंपनी के लिए स्वचालित चालान सेवाएं और व्यय-प्रबंधन उत्पादों को प्रदान करती है, के 200 से अधिक छोटे व्यवसायिक नेताओं के सर्वेक्षण के अनुसार।

चालान सॉफ्टवेयर का उपयोग करना गलतियों को कम करता है और पैसे बचाता है। बोस्टन फर्म, आपूर्ति प्रबंधन का शोध करने वाली एक बोस्टन फर्म अर्डेंट पार्टनर्स की 2012 की एक रिपोर्ट के मुताबिक, जो व्यवसाय अपनी बिलिंग प्रक्रियाओं को स्वचालित करते हैं, वे चालान लागत 40% से 70% तक कम करते हैं। ऑटोमेशन भी चालान को तेजी से बनाता है, उद्यमियों के लिए अपना व्यवसाय चलाने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय मुक्त करता है।

कंसूर उत्पाद प्रबंधन निदेशक जेसिका स्टाली ने नेरडवालेट को बताया, "वे अपने मैन्युअल डाटा एंट्री टोपी के बजाय अपनी सीएफओ टोपी पहने हुए अपने मूल्यवान समय व्यतीत कर सकते हैं।"

2. लिखित उद्धरण भेजें

यदि संभव हो, तो आप अपने द्वारा पेश किए जा रहे उत्पाद या सेवा को वितरित करने से पहले अपने ग्राहकों की अपेक्षाओं को एक लिखित मूल्य उद्धरण भेजकर प्रबंधित करें। एक उद्धरण में नौकरी की अनुमानित लागत और नकद, क्रेडिट कार्ड, चेक या ऑनलाइन के साथ भुगतान स्वीकार करने के तरीके को शामिल करना चाहिए। आदेश स्वीकार करने से पहले सुनिश्चित करें कि ग्राहक आपकी शर्तों को लिखित रूप में स्वीकार करता है।

वेव एकाउंटिंग में उत्पाद विपणन प्रबंधक सारा रोजेनफेल्ड कहते हैं, "मैं सबकुछ दस्तावेज करने का एक बड़ा प्रशंसक हूं।"

3. लघु भुगतान शर्तें सेट करें

जब आप ग्राहक को चालान भेजते हैं, तो भुगतान के लिए समय सीमा निर्दिष्ट करें। मानक आमतौर पर 30 दिन या उससे कम होता है, लेकिन आप किसी भी समय का चयन कर सकते हैं।

12 मिलियन से अधिक चालानों के ज़ीरो विश्लेषण के मुताबिक, औसत देनदार देर से दो सप्ताह का भुगतान करता है। यदि आप वास्तविक रूप से 30 दिनों के भीतर भुगतान करना चाहते हैं तो ज़ीरो के विशेषज्ञ 13 दिनों या उससे कम समय में भुगतान शर्तों को सेट करने की सलाह देते हैं। ज़ीरो के लेखांकन के प्रमुख, एमी वेटर कहते हैं, ऑनलाइन चालान-प्रक्रिया ग्राहकों के लिए तेज़ी से आसान भुगतान करती है।

वेटर ने नेरडवालेट को बताया, "लोगों को ऑनलाइन चीजों के लिए भुगतान करने के लिए उपयोग किया जाता है और शुक्रवार को चेक में कटौती करने की जरुरत नहीं होती है।" "ग्राहकों के साथ उन प्रकार के [लघु] भुगतान शर्तों को सेट करना ज्यादा स्वीकार्य है।"

4. एक क्रमांकन प्रणाली बनाएँ

आपके चालानों की संख्या आपको कर उद्देश्यों के लिए आने वाले भुगतानों का ट्रैक रखने में मदद करेगी। आप प्रत्येक चालान को चिह्नित करने के लिए अक्षरों, संख्याओं या दोनों के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं। एक प्रणाली चुनें जो आपके लिए काम करती है, लेकिन चालान करने वाले विशेषज्ञ आपके पहले चालान के लिए "001" का उपयोग न करने की सलाह देते हैं। एक उच्च संख्या से शुरू करने से आपके ग्राहक आपको एक स्थापित विशेषज्ञ के रूप में देख सकेंगे, भले ही आप एक नया व्यवसाय हो।

फ्रेशबुक्स में उत्पाद विपणन और ग्राहक सगाई के निदेशक फराज शाफागी कहते हैं, "0053 के साथ शुरू करें, बस थोड़ा और पेशेवर बनें।"

5. विनम्र भाषा का प्रयोग करें

हालांकि, यह वाक्यांशों का उपयोग करके मामूली प्रतीत हो सकता है, "कृपया भुगतान करें (तिथि)" और "आपके व्यवसाय के लिए धन्यवाद" चालानों पर भुगतान करने की संभावना बढ़ जाएगी, शफागी कहते हैं। आप समय-समय पर भुगतान करने वाले ग्राहकों को धन्यवाद-नोट्स या ईमेल भी भेज सकते हैं।

एक लेखांकन सॉफ्टवेयर कंपनी ऋषि उत्तरी अमेरिका के उत्पाद प्रबंधन प्रबंधक माइक सेवरी कहते हैं, "अपने ग्राहक को आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले अन्य उत्पादों और सेवाओं के बारे में याद दिलाएं और आप उन्हें फिर से सेवा करना पसंद करेंगे।"

6. तुरंत चालान भेजें

एक बार जब आप किसी ग्राहक को सेवा खरीदते हैं या माल भेजते हैं, तो तुरंत एक चालान भेजें। यह आपको ग्राहक के दिमाग के शीर्ष पर बने रहने में मदद करेगा और तत्कालता के लिए एक उदाहरण स्थापित करेगा।

यदि संभव हो, तो ग्राहकों को ऐप्पल पे या स्क्वायर जैसे मोबाइल भुगतान प्रणाली के साथ स्पॉट पर भुगतान करने दें। वेव, फ्लिंट मोबाइल और क्विकबुक सहित कुछ चालान प्रणाली, व्यापार मालिकों को मोबाइल भुगतान स्वीकार करने देती हैं।

7. अनुवर्ती

यदि आपको तुरंत भुगतान नहीं मिलता है, तो भुगतान समय सीमा के बारे में अपने ग्राहकों को अनुस्मारक भेजें। वेव एकाउंटिंग से रोसेनफेल्ड कहते हैं, भुगतान के देय होने से एक हफ्ते पहले अनुस्मारक भेजना उचित है, जिस दिन यह देय है और देर से उसके बाद हर सप्ताह।बड़ी टिकट वस्तुओं के लिए, जैसे $ 5,000 ऑर्डर, यह अधिक बार अनुस्मारक भेजने के लिए स्वीकार्य है।

यदि आप बहुत से अनुवर्ती ईमेल के साथ धक्का देने के बारे में चिंतित हैं, तो रोसेनफेल्ड ग्राहकों को स्वचालित भुगतान नोटिस सेट अप करने के लिए आपके चालान सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का सुझाव देता है।

ऋषि उत्तरी अमेरिका के सवोरी कहते हैं, "इस बात से चिंतित न हों कि अनुमोदित चालानों पर अनुस्मारक भेजना या अन्यथा अनुपालन करना किसी ग्राहक के साथ आपके द्वारा बनाए गए रिश्ते पर असभ्य या उल्लंघन माना जाएगा।" "आप एक व्यवसाय चला रहे हैं, और तत्काल और पूर्ण भुगतान की आवश्यकता किसी के लिए आश्चर्यचकित नहीं होनी चाहिए।"

एक छोटे से व्यवसाय शुरू करने और चलाने के साथ और अधिक मदद के लिए, हमारी साइट लघु व्यवसाय मार्गदर्शिका पर जाएं।

टेडी निक्कील एक कर्मचारी लेखक है जो व्यक्तिगत वित्त को कवर करता है Investmentmatome । ट्विटर पर उसका पालन करें @teddynykiel और इसपर गूगल +.

IStock के माध्यम से छवि