गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जोखिम प्रबंधन: धोखाधड़ी को मिटाने के 10 तरीके

गैर-लाभकारी संस्थाओं के मन में सही जगह हो सकती है, लेकिन, किसी भी संगठन की तरह जो मौद्रिक लेनदेन करता है, धोखाधड़ी का जोखिम हमेशा मौजूद होता है। केली और मालिकों, एलएलसी ने 2008 में घरेलू धोखाधड़ी में $ 84 बिलियन का अनुमान लगाया, सबसे आम तौर पर उद्धृत कारण आंतरिक नियंत्रण की कमी है। चर्चों से दान करने के लिए, गैर-लाभकारी व्यक्तियों को भ्रष्ट व्यक्तियों और सौहार्दपूर्ण प्रबंधन के खिलाफ खुद को बचाने के लिए उचित सावधानी बरतनी चाहिए। हमने गैर-लाभकारी संस्थाओं के बीच धोखाधड़ी की गतिविधि को कम करने के लिए 10 तकनीकों की रूपरेखा तैयार की है। हालांकि यह आलेख धोखाधड़ी की कमी के लिए एक ठोस परिचय प्रदान करता है, हम आपको गैर-लाभकारी क्षेत्र के इस महत्वपूर्ण पहलू की खोज में पर्याप्त समय का निवेश करने का आग्रह करते हैं।

1. उदाहरण के द्वारा लीड

सबसे सरल तकनीक प्रबंधन में से एक संगठन के नैतिक प्रधानाचार्यों को स्पष्ट कर रहा है। यह दो तरीकों से किया जा सकता है: सीधे और अप्रत्यक्ष रूप से। कर्मचारी प्रशिक्षण में धोखाधड़ी की कमी को शामिल करके सीधे मुद्दे को संबोधित करें। इसे स्पष्ट करें कि इस तरह के व्यवहार की बारीकी से निगरानी की जाएगी, अपराधियों ने कानून की पूर्ण सीमा पर मुकदमा चलाया। अप्रत्यक्ष रूप से प्रबंधकीय उदाहरण के माध्यम से इस संदेश को मजबूत करें। संगठन के नेताओं को अस्वीकार्य व्यवहार का पता लगाने और अनुशासन में निरंतर ईमानदारी और सतर्कता का प्रदर्शन करना चाहिए। अपने संगठन को एक पागल, अपमानजनक शासन में न बदलें, लेकिन कर्मचारियों और स्वयंसेवकों को दृढ़ता से और दयालु तरीके से पता चलने दें, उन्हें देखा जा रहा है।

2. विभाजित करें और जीतें

यहां संख्याओं में सुरक्षा है। हालांकि यह कहावत आम तौर पर शत्रुतापूर्ण बाहरी ताकतों के खिलाफ सुरक्षा का सुझाव देती है, यह भीतर से खतरों का पता लगाने में समान रूप से लागू होती है। संगठन के हर स्तर पर चेक सेट अप करते समय यह ध्यान में रखना एक आवश्यक सामान्य दिशानिर्देश है। इस तरह से कार्यों को विभाजित करें धन को कई व्यक्तियों द्वारा संभाला और निगरानी की जानी चाहिए। अकेले काम करने वाले एक व्यक्ति को धोखाधड़ी का प्रयास करने की संभावना कम होती है जब अन्य लेन-देन में शामिल होते हैं। उदाहरण के लिए, एक धन उगाहने की घटना के बाद, नकद दान की गणना, रिकॉर्डिंग और जमा करने के लिए एक व्यक्ति को असाइन करने के लिए यह एक अच्छा अभ्यास होगा।

3. अपने बैंक खाते को मजबूत करें

बैंक में पैसा उतना संरक्षित नहीं हो सकता जितना इसे करना चाहिए। कुछ सरल सावधानी बरतकर धन तक पहुंच सीमित करें। सबसे पहले, डेबिट कार्ड का उपयोग न करें। डेबिट सुरक्षा सीमित है और लापता धन को फिर से भरना मुश्किल हो सकता है। और दूसरी बात, नकद निकासी को प्रतिबंधित करने के लिए अपना खाता सेट करें। नकद एक फिसलन पदार्थ है। निकासी बुककीपर को किए गए चेक के रूप में आनी चाहिए। यह एक अतिरिक्त कदम जोड़ता है, जिससे ट्रैक को ट्रैक और नियंत्रित करना आसान हो जाता है।

4. सावधानीपूर्वक लेखांकन

प्रत्येक संगठन को सावधानीपूर्वक और पूरी तरह से प्रलेखित लेखांकन प्रणाली की आवश्यकता होती है। यह संदिग्ध गतिविधि का पता लगाने का शायद सबसे आसान तरीका है। एक प्रभावी प्रणाली की स्थापना करना बस सबकुछ रिकॉर्ड करना है। प्रत्येक मौद्रिक लेनदेन को लिखने के साधनों को मानकीकृत करें, चाहे कितना छोटा हो। रिकॉर्ड करें कि कौन और कब करता है। धन उगाहने के दान के उदाहरण में, ट्रैक रखें कि पैसा कौन एकत्र करता है, जो पैसे की गणना करता है, कौन फिर से पैसे की गणना करता है, जो पैसे जमा करता है और इसी तरह। स्रोत पर वापस जाने के लिए आसान पेपर ट्रेल्स सेट अप करें। आपके ऑपरेशन के पैमाने के आधार पर, गैर-लाभकारी लेखा विशेषज्ञ को किराए पर लेना बुरा विचार नहीं हो सकता है।

5. क्रेडिट कार्ड का उपयोग करना

आपके संगठन को व्यावसायिक क्रेडिट कार्ड के उपयोग से लाभ होगा। नकदी और चेक हमेशा व्यावहारिक नहीं होते हैं, और जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया था, डेबिट कार्ड एक अच्छा विचार नहीं है। क्रेडिट में बेहतर सुरक्षा है और धोखाधड़ी की स्थिति में आपके धन को नहीं हटाएगा। क्रेडिट कार्ड का उपयोग करने की कुंजी रसीदें रख रही है। प्रत्येक खरीद के लिए, प्राप्ति, दस्तावेज और रसीद दर्ज करना सुनिश्चित करें। प्रत्येक बिलिंग अवधि के अंत में, डबल चेक रसीदें और सुनिश्चित करें कि कुल शुल्क आपके कथन पर राशि तक जोड़ता है।

6. स्क्रीनिंग कर्मचारियों

एक भरोसेमंद टीम को इकट्ठा करना स्पष्ट है। इसमें संभावित किरायों पर पृष्ठभूमि जांच करने में शामिल होगा। आवेदक के पास दुर्व्यवहार का इतिहास है या नहीं। ऐसा करने से आपको परेशानी की दुनिया बचा सकती है। इसके अलावा, संदर्भों का अनुरोध करें और वास्तव में उनसे संपर्क करें। यदि कुछ विश्वसनीय स्रोत आवेदक के लिए झुक सकते हैं, तो यह एक महान शुरुआत है। धोखाधड़ी के मुद्दों को हल करने के लिए साक्षात्कार के समय का प्रयोग करें। आप साधारण वार्तालाप के माध्यम से आवेदक के चरित्र को पढ़ सकते हैं। धोखाधड़ी से संबंधित काल्पनिक परिदृश्यों के माध्यम से उसे चलो। यह आपको संदेश भेजने के साथ आवेदक की विचार प्रक्रिया के बारे में सूचित करेगा कि आपका संगठन गंभीरता से इस तरह के मामलों को लेता है।

7. एक बजट निर्धारित करें

आप इससे ज्यादा बुनियादी नहीं हो सकते हैं। एक बजट निर्धारित करें और इसके साथ चिपके रहें। यह जानने का एक तरीका है कि वास्तव में वहां जाने से पहले आपका पैसा कहां जाएगा। उम्मीदों को बनाकर, आप देख सकते हैं कि आपका पैसा कहां जाना चाहिए और स्थिति की वास्तविकता के साथ इसकी तुलना करें। बजट ओवरस्पेन्डिंग को रोकने में मदद करेगा। आपको पता चलेगा कि प्रत्येक श्रेणी में कितना पैसा समर्पित होना चाहिए और विसंगतियों को बेहतर ढंग से पहचानने में सक्षम होना चाहिए। ऐसा लगता है कि समय पर पहनने के बाद आपको अपने बजट को समायोजित करने की आवश्यकता होगी। कोई बात नहीं। लेकिन भविष्य की संपत्ति की भविष्यवाणी की परवाह किए बिना, हमेशा अपने सर्वोत्तम अनुमानों के आधार पर बजट के साथ आगे बढ़ें।

8. लेखा परीक्षा

आवधिक आश्चर्य लेखा परीक्षा संगठन के वित्त को सत्यापित करने में मदद करेगी। धोखाधड़ी का पता लगाने के एकमात्र उद्देश्य के लिए प्रदर्शन नहीं किया गया है, लेखा परीक्षा धन के प्रवाह की समीक्षा में महत्वपूर्ण है।सभी संगठन लेखा परीक्षा बर्दाश्त नहीं कर पाएंगे। यदि ऐसा है, तो लेखांकन जानकारी और लेन-देन इतिहास की समीक्षा करने के लिए वैकल्पिक वैकल्पिक पार्टी को नियोजित करें। एक बाहरी पार्टी आंखों के एक बहुत ही आवश्यक दूसरे सेट के रूप में कार्य कर सकती है और oversights का पता लगाने में मदद कर सकते हैं। वास्तव में धोखाधड़ी का पता लगाने के अलावा, ऐसी समीक्षा निवारक उपायों के रूप में दोगुना है, जिससे कर्मचारियों को पता है कि संगठन सक्रिय रूप से गलत तरीके से देख रहा है।

9. चेक पर हस्ताक्षर

संगठन के नाम में लिखे गए चेक पर दो हस्ताक्षरों की आवश्यकता होगी बीमा कम से कम दो लोगों ने लेनदेन की समीक्षा की है और उन्हें मंजूरी दे दी है। फिर, यह श्रम को विभाजित करने और लेनदेन को पूरा करने के लिए आवश्यक लोगों की संख्या में वृद्धि करने के लिए वापस चला जाता है। अगर किसी व्यक्ति को पर्यवेक्षण के बिना चेक लिखने की अनुमति है, तो धोखाधड़ी का दरवाजा चौड़ा खुला है। जब भी संभव हो तो खाली चेक से बचा जाना चाहिए।

10. पेटी नकदी

गैर-लाभकारी वित्त के हर स्तर पर धोखाधड़ी कम हो जाती है। अधिकांश संगठन छोटे, अक्सर अप्रत्याशित लेनदेन के लिए छोटी नकदी की आपूर्ति बनाए रखते हैं। कितनी छोटी नकदी खर्च की जाती है, इस ट्रैक को खोने की गलती न करें। हां, यह आमतौर पर Miscellany के लिए किया जाता है, लेकिन, जैसा कि यह डॉलर के बिल के रूप में आता है, छोटे नकद दुरुपयोग के लिए आसान है। रसीदों पर पकड़ो और व्यय का एक कड़े रिकॉर्ड रखें। छोटे लेनदेन का सावधानीपूर्वक नियंत्रण उच्च, अधिक हानिकारक स्तर पर धोखाधड़ी को समाप्त कर देगा।