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हम सभी जानते हैं कि हमें अपने व्यापार रिकॉर्ड को बचाने और सुरक्षित रखने की आवश्यकता है। और कुछ सालों बाद हम पाते हैं कि हम जो भी रिकॉर्ड रख रहे हैं, वे हमारे और हमारे कर्मचारियों के लिए कार्यस्थल की जगह फ़ाइल कैबिनेट में अधिक फर्श स्पेस ले रहे हैं।

अच्छी खबर यह है कि हमें वास्तव में रखना नहीं है उन सभी रिकॉर्ड हमेशा के लिए। हां, कुछ हमें हमेशा के लिए रखने की जरूरत है। कुछ हम तब तक रहते हैं जब तक आईआरएस हमारे साथ अपना रास्ता नहीं ले लेता। और कुछ हमें केवल कुछ सालों तक रखने की ज़रूरत है।

यह बताते हुए कि किस रिकॉर्ड को रखा जाना चाहिए, कितनी देर तक, थोड़ा कठिन है। और अस्थायी रिकॉर्ड का सही ढंग से निपटान करना उतना आसान नहीं है जितना कि पेपर्स को रीसायकल बिन में फेंकना उतना आसान नहीं है।

यहां वह जगह है जहां रिकॉर्ड्स रिटेंशन शेड्यूल खेल में आता है। यह दस्तावेज़ आपके व्यवसाय द्वारा उत्पादित रिकॉर्ड के प्रकार सूचीबद्ध करता है (वित्तीय, कर्मियों, अनुबंध, संचालन, आदि); रिकॉर्ड कितनी देर तक रखा जाना चाहिए और आईआरएस या सर्बेन्स-ऑक्सले अधिनियम जैसे आवश्यक प्राधिकारी के लिए किसी भी कानूनी आवश्यकता की पहचान करता है; यह ध्यान रखेगा कि रिकॉर्ड आमतौर पर व्यावसायिक संचालन में कितनी देर तक उपयोग किया जाता है; और इसमें अन्य जानकारी भी हो सकती है, जैसे कि यह नोट करना कि रिकॉर्ड में व्यक्तिगत व्यक्तिगत पहचान डेटा शामिल है; और यदि माइक्रोफिल्म या डिजिटल स्कैन की गई प्रतियां कागजात दस्तावेज़ के लिए कानूनी विकल्प स्वीकार्य हैं।

इंटरनेट पर खोजें और आपको रिकॉर्ड्स प्रतिधारण अनुसूची और नमूने के बारे में बहुत सारी जानकारी मिल जाएगी, जैसे कि मिलेनियम रिकॉर्ड्स प्रबंधन द्वारा इसे प्रदान की गई। याद रखें, हालांकि, एक नमूना अनुसूची सिर्फ एक सामान्य दिखने वाला प्रतिनिधित्व है जो दिखता है। आपके रिकॉर्ड्स रिटेंशन शेड्यूल आपके प्रकार के व्यवसाय के अनुरूप होंगे, जहां आप स्थित हैं, आप किस राज्य (ओं) और / या देशों में व्यवसाय करते हैं, चाहे आप निजी तौर पर स्वामित्व वाले हैं या शेयर बाजार पर शेयर हैं, एक सार्वजनिक संस्थान हैं, सरकारी अनुबंध, और असंख्य अन्य कारकों को पकड़ें।

आप अपने एकाउंटेंट, कानूनी वकील, और / या पेशेवर रिकॉर्ड प्रबंधन कंपनी के साथ काम करना और स्थापित करना चाहते हैं।

आप रिकॉर्ड्स रिटेंशन शेड्यूल को आधिकारिक तौर पर लागू करते हैं आपकी कंपनी में हर कोई इसके बारे में जानता है। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि आपके महत्वपूर्ण रिकॉर्ड वास्तव में पहले स्थान पर रखे जाते हैं। बाद में, कहें कि आपके पास लेखा देय चालान के कई फ़ाइल अलमारियाँ हैं। आपकी प्रतिधारण अनुसूची का कहना है कि आपको इन्हें 6 वर्षों तक रखने की आवश्यकता है, लेकिन अनुभव से पता चलता है कि आप वास्तव में केवल 3 वर्षों तक उनमें शामिल हो जाते हैं। यह जानकर, आप ऑफ-साइट स्टोरेज या वैकल्पिक स्टोरेज मीडिया को सुरक्षित करने के लिए इन रिकॉर्ड्स को स्थानांतरित करके अपने व्यवसाय / ऑफिस फ्लोर स्पेस को खाली कर सकते हैं।

एक बार जब आपके पास रिकॉर्ड हो जो उनके प्रतिधारण अवधि के अंत तक पहुंच जाए तो आप उनका निपटान कर सकते हैं। लेकिन, जैसा कि मैंने कहा था, आप उन्हें रीसाइक्लिंग कर सकते हैं। आपको उनके निपटान के लिए एक स्थापित प्रक्रिया की आवश्यकता है। हां, आपको पुराने दस्तावेज़ों से छुटकारा पाने के लिए और अधिक दस्तावेज बनाना होगा।

आप उन लोगों को रखना चाहते हैं जिन्होंने रिकॉर्ड जेनरेट किए हैं, उन्हें अब रिकॉर्ड की आवश्यकता नहीं है। आपको ध्यान रखना चाहिए कि रिकॉर्ड आपके स्थापित रिकॉर्ड्स प्रतिधारण अनुसूची के अनुसार उनकी अवधारण अवधि के अंत तक पहुंच गए हैं, और जांच करें कि उनकी प्रतिधारण अवधि लेखा परीक्षा, मुकदमेबाजी आदि के कारण विस्तारित नहीं की गई है।

आप कब प्रमाणित करना चाहते हैं, कैसे, और किसके द्वारा, दस्तावेजों को नष्ट कर दिया गया था। अतीत की तुलना में आज यह आसान है, जब मैंने बक्से को एक लोडिंग डॉक तक ले जाने में कई घंटे बिताए और एक डंपस्टर के बगल में एक कटाई में पेपर खिलाया। हाल के वर्षों में मोबाइल श्रेय कंपनियां बढ़ी हैं। वे अपने बड़े ट्रक-घुड़सवार कंफेटी श्रेडर को अपने व्यापार में चलाएंगे, अपने बक्से को ट्रक में पहुंचाएंगे, जिससे आप उनका विनाश देख सकें और आपको विनाश का प्रमाणपत्र दे सकें।

रिकॉर्ड्स रिटेंशन शेड्यूल की स्थापना, कार्यान्वयन और पालन करने से यह सुनिश्चित करने का एक लंबा सफर तय होगा कि आपकी कंपनी व्यवसाय में जारी रखने के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण रिकॉर्ड रखती है और बनाए रखती है। और, सबसे बुरी स्थिति परिदृश्य में, आपको मुकदमेबाजी या जैसे ही पकड़ा जाना चाहिए, साबित करें कि आपके रिकॉर्ड नियमित रूप से प्रतीत, स्थापित, अनुमोदित, प्रलेखित प्रक्रिया में रखा जाता है और नष्ट हो जाता है, न कि मध्यरात्रि में बर्न के पीछे जला दिया जाता है अपराधीता और जिम्मेदारी से बचने के लिए एक शौकिया प्रयास, या कानूनी प्रक्रिया में बाधा डालना।

स्टीव लेंज

वरिष्ठ संपादक

पालो अल्टो सॉफ्टवेयर